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Eigenes Werkzeug

identflow

Mitarbeiterdaten aus Personio automatisch in Google Workspace.

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Personio weiß mehr, als Google erfährt

In vielen Unternehmen stehen die Daten über Mitarbeitende in Personio: Abteilung, Team, Standort, Status. Google Workspace, über das sich alle anmelden, erfährt davon nur einen Teil. Die eingebaute Verbindung zwischen beiden ließ sich für unsere Zwecke nicht anpassen. Wir wollten diese Informationen aber in Google nutzen, zum Beispiel für dynamische Gruppen, die sich nach Feldern aus Personio füllen, oder für Statuswechsel, die automatisch bei den Konten ankommen.

Was identflow macht

identflow holt regelmäßig die Daten aus Personio und überträgt sie nach Google Workspace, auch in eigene Felder wie Kostenstelle oder Personalnummer. Dort stehen sie für Gruppen und Regeln bereit.

Keine Änderung geht ungeprüft durch. identflow erkennt Unterschiede zwischen beiden Systemen und legt sie einem Admin zur Freigabe vor. Lässt sich eine Person nicht eindeutig einem Google-Konto zuordnen, entscheidet ebenfalls ein Mensch.

Vom Abgleich zum Onboarding

Aus dem Abgleich wurde mehr. Taucht in Personio eine neue Person auf, startet ein Onboarding: Google-Konto anlegen, Passwort setzen, Zwei-Faktor-Anmeldung erzwingen, Willkommens- und Zugangsmails verschicken. Beim Austritt läuft der umgekehrte Weg: Passwort zurücksetzen, Abwesenheitsnotiz einrichten, Mails weiterleiten, Konto sperren und archivieren.

Welche Schritte wann laufen, legen Admins als wiederverwendbare Abläufe fest, ausgelöst durch einen Statuswechsel, ein Datum oder einen Zeitplan. Ein Dashboard zeigt, wie gut die Zuordnung klappt und ob der Abgleich läuft. So wurde aus einem Synchronisierungsskript ein Werkzeug für Onboarding und Kommunikation, das HR-System und Konten auf demselben Stand hält.

Was am längsten gedauert hat

Zwei Dinge: ein Automatisierungssystem, das im Hintergrund zuverlässig arbeitet, und Mails, die in jedem Postfach ordentlich formatiert ankommen. Die Willkommensmail ist für neue Mitarbeitende oft die erste Nachricht vom Unternehmen, da darf nichts verrutschen.

identflow ist produktiv im Einsatz.

Was das für Sie heißt

Mein Ziel ist, dass identflow die zentrale Verbindung zwischen HR-System und den Konten Ihrer Mitarbeitenden wird. Wenn bei Ihnen beides getrennt gepflegt wird und On- und Offboarding an Checklisten hängen, lässt sich das automatisieren, mit einer Freigabe überall dort, wo ein Mensch entscheiden soll.