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Kundenprojekt

Belegungsplan für HubSpot

Ein Belegungsplan, der live aus HubSpot liest: eine Zeile pro Halle, Buchungen, Optionen und Überschneidungen auf einen Blick.

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Ein großes CRM, eine fehlende Ansicht

HubSpot kann sehr viel und kostet entsprechend. Trotzdem fehlt manchmal genau die Ansicht, die ein Unternehmen jeden Tag braucht. Bei einer Eventlocation in Berlin ist das der Belegungsplan: Welche Halle ist an welchem Tag gebucht, wo liegt nur eine Option, und welcher Termin kollidiert mit einem anderen?

Seit Ende September 2026 zeigt HubSpot Deals in allen bezahlten Paketen auch im Kalender. Dort steht jeder Deal an genau einem Datum, das man auswählt. Die Zeitleiste zeigt eine Zeile pro Deal. Eine Eventlocation denkt aber in Räumen: eine Zeile pro Halle, Aufbau, Veranstaltung und Abbau als ein Block, dazu die Ausweichtermine, die ein Kunde angefragt hat.

Was ich gebaut habe

Einen Belegungsplan, der direkt aus HubSpot liest. Hallen sind Zeilen, Tage sind Spalten, und der Plan lässt sich ziehen, scrollen und zoomen. Buchungen und Optionen haben eigene Farben. Hauptdatum und Ausweichtermine eines Deals sind mit Bögen verbunden, Überschneidungen sind markiert. Urlaube im Team und Berliner Feiertage stehen mit im Plan, und eine Pipeline-Ansicht zeigt die offenen Anfragen nach Phase.

Alle 30 Sekunden holt der Plan Änderungen aus HubSpot und zeigt sie sofort in jedem geöffneten Browser. Die erste Version stand nach einem Tag.

Was in den Daten steckt

Der Plan braucht nur Lesezugriff, und schon damit lässt sich viel über ein Unternehmen lernen. Eine Auswertung zeigt die Auslastung der Hallen, freie Wochenenden, Umsatz nach Monat, verlorene Nachfrage, Vorlaufzeiten und Veranstaltungsarten.

Dabei zeigt sich auch, wie Felder im Alltag wirklich gepflegt werden. Das Abschlussdatum etwa wird oft erst nach der Veranstaltung gesetzt. Für die Vorlaufzeit rechnet der Plan deshalb mit dem Tag, an dem die Anfrage angelegt wurde. Solche Funde sind oft so wertvoll wie die Ansicht selbst.

Sicher, obwohl es Kundendaten sind

Der Zugang zu HubSpot erlaubt nur Lesen. Zwischengespeichert werden die Daten ausschließlich in der EU. Vor dem Plan steht eine Zugangskontrolle, und wer sich zum ersten Mal anmeldet, braucht die Freigabe eines Admins.

Was das für Sie heißt

Große Plattformen decken das meiste ab, aber selten alles. Fehlt Ihrem Team in HubSpot, Pipedrive oder einem anderen System die eine Ansicht, die es jeden Tag braucht, muss niemand das System wechseln. Die fehlende Funktion lässt sich daneben bauen, auf den Daten, die Sie schon haben.

Den Kunden nenne ich hier nicht.